সরকারি দায়িত্ব পালনের অংশ হিসেবে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের অভ্যন্তরীণ ও বৈদেশিক ভ্রমণের বিল পরিশোধ এবং অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের প্রক্রিয়াকে আরও সুশৃঙ্খল ও স্বচ্ছ করতে নতুন নির্দেশনা জারি করেছে সরকার। গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন স্বাক্ষরিত একটি বিশেষ পরিপত্র জারি করা হয়েছে। মূলত সরকারি অর্থের সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত করা এবং আর্থিক শৃঙ্খলা বজায় রাখাই এই নতুন পদক্ষেপের মূল লক্ষ্য।
ভ্রমণ বিল দাখিলের নতুন নিয়মাবলী
পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারি কাজে দেশ বা বিদেশে ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ বিল দাখিল করতে হবে। বিলের স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে বেশ কিছু সুনির্দিষ্ট প্রমাণক জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। এর মধ্যে উল্লেখযোগ্য হলো
- বৈদেশিক সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের অনুলিপি বাধ্যতামূলকভাবে জমা দিতে হবে।
- অভ্যন্তরীণ সফরের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা মূল অফিস আদেশের কপি যুক্ত করতে হবে।
- বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে মূল টিকিটের পাশাপাশি ব্যবহৃত বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি জমা দেওয়া আবশ্যক।
- অন্যান্য যানবাহন ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট এবং আবাসন বা হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে পরিশোধিত মূল বিলের কপি দাখিল করতে হবে।
- বিদেশে সফরের ক্ষেত্রে স্থানীয় মুদ্রার সঙ্গে বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হার-সংক্রান্ত আনুষ্ঠানিক বিবরণী এবং আনুষঙ্গিক খরচের ভাউচার জমা দিতে হবে।
অগ্রিম অর্থ ও সময়সীমা সংক্রান্ত কড়াকড়ি
পরিপত্রে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশিকা কঠোরভাবে অনুসরণের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে। সরকারি সফর শেষে দেশে বা কর্মস্থলে ফেরার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম নেওয়া অর্থের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। বিশেষ দ্রষ্টব্য হলো, আগের কোনো সফরের অগ্রিম অর্থ নিয়ম অনুযায়ী সমন্বয় না করা পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা দপ্তরের অনুকূলে পরবর্তী কোনো ভ্রমণের জন্য নতুন অর্থছাড় বা বরাদ্দ দেওয়া হবে না। এছাড়া প্রশাসনিক জটিলতা এড়াতে পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের আবেদন করতে বলা হয়েছে।
অতিরিক্ত অবস্থানের দায়ভার ও নথি ব্যবস্থাপনা
সরকারপ্রধানের অনুমোদিত মেয়াদের অতিরিক্ত সময় কেউ বিদেশে অবস্থান করলে, সেই অতিরিক্ত সময়ের ব্যয়ের দায়ভার সরকার বহন করবে না। যতক্ষণ না ওই অতিরিক্ত সময়ের জন্য পুনরায় আনুষ্ঠানিক অনুমোদন নেওয়া হচ্ছে, ততক্ষণ পর্যন্ত কোনো খরচ সরকারি কোষাগার থেকে পরিশোধ করা হবে না। হিসাব নিরীক্ষা সহজ করার লক্ষ্যে প্রতিটি ভ্রমণের বিলের মূল কপিসহ মোট তিনটি সেট জমা দিতে হবে এবং বিলের সঙ্গে জমা দেওয়া সব ফটোকপি যথাযথ কর্তৃপক্ষ কর্তৃক সত্যায়িত হতে হবে।
এই পরিপত্রটি বাস্তবায়নের জন্য সরকারের সব সিনিয়র সচিব, সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব (পিএস), মন্ত্রিপরিষদ সচিবের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তাদের (ডিডিও) কাছে পাঠানো হয়েছে। স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের দাপ্তরিক ওয়েবসাইটেও এই পরিপত্রটি আপলোড করার নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।